Retención en la fuente por salarios

Para entrar en materia, recordemos que el salario es el pago que se hace a un empleado cuando se pacta un contrato laboral y puede ser: verbal o escrito y a su vez de tiempo fijo o indefinido.

Toda empresa o persona natural contratante, debe practicar la retención en la fuente por salarios, sin tener presente los montos de patrimonio o ingresos para descontar.  En este aspecto laboral todos deben retener si hay lugar.  

Se resalta esta información, ya que si una persona natural supera  ciertos topes de patrimonio o ingresos durante el año anterior, deberá descontar retención en la fuente cuando haga compras o sub-contrate personas, pero en el caso laboral no aplican estos montos, por el contrario, debe calcular y descontar retención en la fuente por salarios, siempre y cuando los ingresos se presten para ello. Por ejemplo, si una persona gana el mínimo o 2, 3 o 4 salarios mínimos no se debe descontar, solamente aplica para ciertos montos que veremos más adelante.

¿Cuántos procedimientos existen?

Bueno, para la retención en la fuente por salarios, en Colombia existen 2 métodos: procedimiento 1 y procedimiento 2. La ley permite que el trabajador se acoja al procedimiento que más le favorezca, es decir, donde pague menos valor.

Procedimiento 1: Artículo 385 del Estatuto Tributario. Acá se determina mes a mes el valor por retención. Es decir, que los ingresos de meses anteriores no afectarán el actual, ya que es un cálculo que varía de acuerdo a sus ingresos devengados. Por tanto, la retención en la fuente por salarios, varía cada mes.

Procedimiento 2: Artículo 386 del Estatuto Tributario. Este método tiene vigencia durante 6 meses, es decir que entrado el mes 7 se debe recalcular el porcentaje de retención en la fuente por salarios. Como vemos, los ingresos para este cálculo son acumulativos de meses anteriores, caso diferente al procedimiento 1.  En este procedimiento, el % será fijo por los próximos 6 meses, una vez depurado el salario.

¿Cuál procedimiento favorece más?

Esta inquietud la podemos resolver una vez se hagan los cálculos del procedimiento 1 y 2, con el fin de comparar cuál de los dos es más apropiado dependiendo del trabajador y así aplicar la retención en la fuente por salarios

Si es un empleado que declara renta, le convendrá ir ahorrando un valor para que este pago al final no sea tan elevado, es decir, si le descuentan retención en la fuente, será un monto que al momento de liquidar la declaración de renta podrá tomar a su favor, porque indica que ha venido pagando de forma anticipada su obligación tributaria. Sin embargo, esto no está expreso en la ley, sólo es una solución y una buena práctica contable para los declarantes; igual la elección del procedimiento es netamente del trabajador.

Y si el empleado apenas ingresa a laborar, entonces, se aplica el procedimiento 1 y al mes o dos meses siguientes, se hace comparativo con el procedimiento 2 para conocer cuál va a su favor.

La empresa no debe imponer un procedimiento en sí para la retención en la fuente por salarios a todos los trabajadores, ya que cada uno es un mundo diferente, para ello están los artículos 385 y 386 del estatuto, para salvaguardar estas diferencias.

La retención en la fuente por salarios, se debe descontar al momento justo del pago, en la mayoría de prácticas la retención se hace sobre la causación, es decir, la contabilización del documento; caso opuesto ocurre con los salarios.

Tabla de medición para retención en la fuente por salarios

Si, para hacer estos cálculos, siempre se trabaja con la tabla del Artículo 383 del Estatuto Tributario; ésta es una tabla que en resumidas cuentas descuenta un mayor valor si los salarios son más altos, es decir, va de forma progresiva.  Y en primer lugar se debe hacer la depuración por el procedimiento 1 o 2, para saber los rangos de Unidad de Valor Tributario (UVT) y así poder aplicar el % de descuento, ya que no es uno fijo como las compras o servicios.

A continuación presentamos la tabla mencionada para la retención en la fuente por salarios:

Rangos en UVT % o tarifa marginal Forma de aplicar para hallar el valor en $ de la retención
>0 - 95 0% Ninguna
>95-150 19% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT)*19%
>150-360 28% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)*28% más 10 UVT
>360-en adelante 33% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 360 UVT)*33% más 69 UVT

Para comprender un poco, los salarios se convierten en UVT, que no es más que dividir el salario ya analizado o depurado con los descuentos permitidos; en el valor de la UVT vigente y si éste nos da por ejemplo menos de lo que representan 95 UVT´s, entonces al trabajador no se le descontará retención en la fuente por salarios.  

¿Cuál es la base para retención en la fuente por salarios

Debes tener presente todos los conceptos que incluyan salario: bonificaciones, pagos de dominicales o festivos laborados, horas extras, comisiones, etc. Incluso si trabajador y empleador han pactado ingresos no constitutivos de salario, éstos también forman parte de la base para retención en la fuente por salarios.

Lo que no suma, son los reembolsos de gastos, ya que éstos valores no incrementaron su salario, pues son para pagos propios de la empresa.

Una vez determines todos los ingresos que constituyen salario del trabajador, debes descontar los conceptos que la ley permite, siempre y cuando estén soportados. 

El artículo 388 del estatuto tributario indica la forma para depurar la base de cálculo de la retención en la fuente por salarios.

En el siguiente link, puedes descargar los formatos para la liquidación de la retención en la fuente por salarios.

https://drive.google.com/file/d/17lB7EUxGBZXy7U8SqCcK-cZjFE4qs-d1/view?usp=sharing

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