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ABC de la Nómina Electrónica: guía para entenderla a la perfección

Dani Goez

22/7/2021

ABC de la Nómina Electrónica: guía para entenderla a la perfección

Tabla de contenidos 

Parte 1: ¿Qué es la Nómina Electrónica?

  • ¿Es obligación emitir Nómina Electrónica?
  • Diferencias entre Nómina Electrónica y liquidación de nómina 

Parte 2: Decreto de la DIAN

  • ¿Quiénes la tienen que implementar?
  • Calendario de implementación de Nómina Electrónica 

Parte 3: Ventajas y retos de la NE 

  • Ventajas NE
  • Retos de la NE
  • ¿Debo ajustar procesos internos de mi empresa para cumplir con NE?

Parte 4: ¿Cuánto le costaría a una empresa NO declarar nómina electrónica correctamente?  

Parte 5: ¿Qué información debe contener la Nómina Electrónica?

  • Formato de transmisión de NE a la DIAN 
  • Qué son las Notas de Ajuste 
  • Periodicidad 

Parte 6: Proceso de habilitación ante la DIAN 

Parte 7: Errores de Nómina Electrónica que debes evitar 

Parte 8: Cómo funciona la  Nómina Electrónica en Nominapp 

  • Sistemas contables que se integran con Nominapp

Acompáñanos en este viaje por la información más relevante de la Nómina Electrónica tanto si tienes empresa, trabajas en una, o eres un contador que liquida la nómina de sus clientes. 

Sabemos que el ladrillo de 300 páginas que sacó la DIAN explicando la nueva resolución de nómina electrónica puede ser difícil de leer para saber cuáles son esas obligaciones que de verdad te interesan. Por eso quisimos hacer nosotros ese trabajo por ti y entregarte todo lo que necesitas saber ‘de coquito’ sobre la Nómina Electrónica y cómo prepararte. 😎 

Aquí te respondo las preguntas más frecuentes sobre la nueva ola que nos toca surfear con mucho estilo! la Nómina Electrónica: 

  • ¿Qué es la Nómina Electrónica?
  • ¿Cuál es el Decreto de la DIAN?
  • ¿Qué información debe contener la Nómina Electrónica?
  • ¿Cómo transmitir la Nómina Electrónica sin errores ante la DIAN?
  • ¿Cuáles son los errores de Nómina electrónica que debes evitar a toda costa?
  • ¿Cómo funciona la  Nómina Electrónica en Nominapp?

Parte 1: 

¿Qué es la Nómina Electrónica y cómo se emite?

La Nómina Electrónica es un medio a través del cual se pretende centralizar la información de cada una de las nóminas en una gran bóveda digital llamada: la DIAN.

Para cumplir este objetivo, ahora las empresas en Colombia luego de realizar su liquidación de nómina tradicional, deberán enviar mensualmente a la DIAN los desprendibles de la nómina en un formato electrónico a través del operador tecnológico autorizado que hayan elegido.

Estos desprendibles serán revisados con lupa por la DIAN y tu mayor misión es que logres que la DIAN te diga algo así: 

“Lo estás haciendo bien, ahora puedo enviarle a la UGPP y no tendrás multas por malos cálculos: GANADOR!”. 

¿Sabías que más del 90% de las pymes en Colombia continúan liquidando su nómina en hojas de cálculo? eso es MUCHA gente, MUCHO tiempo y DEMASIADO riesgo

¿Es obligación emitir Nómina Electrónica?

Si tu empresa tiene un empleado con contrato laboral, debes cumplir con la Nómina Electrónica en los plazos indicados. 

Además si no la emites a la DIAN puedes tener pérdidas de dinero ya que como lo explica nuestro sensei de la Nómina Electrónica: 

“Si no se hace Nómina Electrónica las empresas no pueden descontarse esto para la declaración de renta. Osea que aunque no nos estén diciendo que es obligatorio, no transmitir la nómina electrónica tendría un costo extra del 33% por impuesto de renta”.

Al final del artículo encuentras nuestro descargable: ABC DE LA NÓMINA ELECTRÓNICA, para que te conviertas en un CRACK de este tema tan relevante para las empresas y puedas compartirlo con tu jefe, tu contador, tu cliente o con cualquier persona 👇

Diferencias entre Nómina Electrónica y liquidación de nómina 

Es probable que con tantas cosas en la cabeza y obligaciones aún pienses que liquidar la nómina y emitir la Nómina Electrónica es lo mismo… así que toma nota: la liquidación de la nómina es un proceso y la Nómina Electrónica es un medio.‍

Que nunca se te olvide: liquidar BIEN la nómina no es una opción sino una responsabilidad. 

El pago a los empleados con todas sus prestaciones y en el tiempo pactado: semanal, quincenal o mensual, seguirá funcionando de la misma forma. Eso no cambiará. 

Así que como la habilitación de las empresas ante la DIAN para realizar este proceso de Nómina Electrónica se nos dejó venir en agosto, más específicamente el 1 de agosto de 2021, este es el momento justo en el que debes diferenciar cómo funciona cada una para evitarte reprocesos y dolores de cabeza. 

Te lo explico con un ejemplo simple:

¿En qué se parece una caja de jugo de naranja a la Nómina Electrónica?

Imagina que la liquidación de la nómina (valor total a pagar de salario y seguridad social) es un jugo de tu fruta favorita. 

¿Te gusta el de naranja? ¡Listo entonces será jugo de naranja!

Para hacer el jugo necesito: 

Agua y frutas (salario y novedades) 

Ahora imagina que la Nómina Electrónica es el envase tetrapack = (archivos XML) y para llevarlo a un supermercado (DIAN) necesito: 

Lista de cosas que TENGO que hacer para no enredarme con la Nómina Electrónica: 

  • Tener todos los ingredientes en el empaque (liquidación con cero errores)
  • Enviarlo en camiones especializados (operador tecnológico certificado por la DIAN)
  • Pruebas de calidad (la DIAN revisando todo con lupa)

Ahora si puedes ponerte las gafas de sol y tomarte ese juguito de naranja sin estrés. 

Recuerda siempre: ¡Lo más importante de la Nómina Electrónica NO es transmitirle a la DIAN, es que antes de enviarla esté correcta!  


Parte 2:

Decreto de la DIAN

Seguramente en este camino hacia la Nómina Electrónica te has preguntado: ¿por qué cambiar la manera en la que se liquida la nómina a los empleados? ¿Cuál es el objetivo? 

Te cuento que lo que busca la DIAN es sencillo: darle fuerza y acelerar la digitalización de las empresas en Colombia y aumentar el control fiscal por eso surgió la implementación del documento de soporte de pago de nómina y todos los rubros relacionados.

Con esto se busca garantizar que los trabajadores o pensionados tengan un soporte válido de sus ingresos y deducciones del impuesto de renta y complementarios, también cuando corresponda impuestos descontables en el IVA.

Te dejo el enlace de las 3 fechas clave para entender el viaje de este proceso de implementación de Nómina Electrónica en el país: 

  1. Proyecto de Resolución del 17 de diciembre del 2020: donde la DIAN dio a conocer que todas las empresas debían montarse en Nómina Electrónica. 
  2. Resolución 0013 de 2021 del 11 de febrero de 2021: donde la DIAN explica la funcionalidad del documento soporte de Nómina Electrónica en el sistema de facturación electrónica. 
  3. Resolución 0037 del 5 de mayo de 2021: donde se presentan las nuevas fechas para que las empresas implementen la Nómina Electrónica. 

¿Quiénes la tienen que implementar?

¿Le toca a mi empresa? ¿Por qué? ¿Cuándo? ¿Cómo?‍ son algunas de las preguntas más frecuentes de nuestros dueños de empresa, auxiliares de nómina, contadores, asistentes de contabilidad y outsourcers…

Si haces parte de alguno de estos grupos debes implementar la Nómina Electrónica, te darás cuenta de que tarde o temprano todos estaremos en el mismo bus: 

Grupo #1: las empresas que realizan pagos o abonos que se derivan de una vinculación laboral directa, o sea, de un contrato laboral con todos los juguetes, ya sea para colaboradores activos o pensionados, que puedan necesitar el documento de soporte de pago de la nómina para deducciones.

Grupo #2: las organizaciones, fundaciones, ONG y similares, incluso, aquellos que no tengan la obligación de expedir factura.

Calendario de implementación de Nómina Electrónica 

¡Nos movieron las fechas! Ah, pero tenemos más tiempo para tomar la mejor decisión. 

Dada la situación que vive el país, la DIAN ha modificado el calendario que le indica a las empresas las fechas para implementar la nómina electrónica por medio de la Resolución 0037 del 5 de mayo de 2021 así: 



 En Nominapp estamos a la altura de las nuevas normativas que se encuentran a la vuelta de la esquina. Si no sabes por dónde empezar con la Nómina Electrónica de tu empresa… ¡Relax! nuestro equipo te podrá acompañar para resolver las dudas que tengas. 

Consejo desinteresado: 

¡No te confíes! Bien sabes que a camarón que se duerme se lo lleva la corriente 🦐🌊 y que tarde o temprano todos estaremos montados en el mismo bus. Así que, no te dejes guiar solo por el calendario de la DIAN y toma una decisión desde antes para que todo el proceso te salga perfecto.


Parte 3: 

Ventajas y retos de la Nómina Electrónica 

La Nómina Electrónica es un paso a la digitalización de las empresas. Es una oportunidad de decirle adiós a los pesados archivos de Excel que tanto dificultan el proceso de liquidación de nómina. 

Ventajas de la Nómina Electrónica con Nominapp

  • Dejas atrás la vieja escuela de liquidar la nómina en Excel. 
  • Disminuye el riesgo de cometer errores por digitación a cero. 
  • Tienes la tranquilidad de aplicar las últimas normas legales vigentes. 
  • Al ser un software en la nube, podrás acceder desde cualquier lugar y en tiempo real. 
  • Tienes un software más seguro que un Bunker de la Fiscalía, porque estamos avalados por UGPP y con tecnología certificada por la DIAN.
  • Tienes Nómina Electrónica gratis sin límite de desprendibles y sin letra chiquita. Sí! así como lo lees. 
  • Ya no pasarás horas frente a un computador digitando datos, nosotros lo hacemos todo por ti. Liquidarás la nómina más rápido que Superman. 
  • Tienes todos los cálculos de forma automática, liquidación de la seguridad social y generación de informes y reportes incluyendo las colillas de pago para que las envíes a tus empleados cuando quieras.
  • Tienes el mejor equipo de servicio al cliente disponible para atender tus inquietudes. 

Retos de la Nómina Electrónica 

Todos los cambios traen algunos retos y la Nómina Electrónica no es la excepción. Lo primero que debes tener en cuenta es que debes tomar la mejor decisión para que este proceso sea lo más tranquilo posible. 

Toma lápiz y papel y dale CHECK a estos asuntos que debes tener en cuenta: 

  • Elegir el software de liquidación de nómina y Nómina Electrónica que se integre con tu software contable (tu contador te lo agradecerá!)
  • Cumplir con las fechas de habilitación de Nómina electrónica según el calendario (Dale una mirada a las fechas actualizadas 🗓)
  • Elegir un software de liquidación de nómina y nómina electrónica avalados por la UGPP y la DIAN, para no dar papaya y evitar sanciones millonarias
  • Enviar las colillas de pago sin falta a los trabajadores de la empresa

¿Debo ajustar procesos internos de mi empresa para cumplir con la Nómina Electrónica?

Nota mental: Lo primero que debes tener en cuenta es que el proceso de Nómina Electrónica es un paso para la digitalización de las empresas y que es una GRAN oportunidad para evitar multas millonarias y sanciones legales por parte de la UGPP que está 4 ojos con este proceso. Este es el paso a paso fundamental que debes seguir para tener todo OK: 

#1: Móntate al bus de la automatización: cuando automatizas el proceso de la nómina estás apostándole a tener una manera más efectiva y segura de realizar el proceso. Con esto lograrás:

  • Ahorro de tiempo para dedicarte a tareas más estratégicas con más tranquilidad. 
  • Tener siempre información actualizada, confiable y en la nube. 
  • Simplificar tu vida ya que el proceso es tan sencillo que no necesitas saber nada de nómina. 

#2: Tómate un buen café colombiano mientras haces estas tareas en tiempo récord: 

  • Enviar colillas de pago a los empleados. 
  • Enviar interfaz contable a tu contador de confianza. 
  • Descargar el archivo para pagar en el banco.
  • Pagar la seguridad social sin salir de Nominapp. 
  • Emitir la Nómina Electrónica gratis a la DIAN y sin límite de desprendibles :D 

Y si aún no te has montado en el bus y no has habilitado la Nómina Electrónica, puedes hacerlo sin enredos en Nominapp. Solo necesitas tener a la mano: 

  • Datos de acceso al portal de DIAN - MUISCA 
  • Datos legales de la empresa (NIT, datos del representante legal)
  • Acceso al correo registrado en el RUT 

Parte 4: 

¿Cuánto le costaría a una empresa NO declarar Nómina Electrónica correctamente? 

Al no emitir Nómina Electrónica las empresas no pueden descontarse esto para la declaración de renta. Así que tendrían un costo extra del 33% por impuesto de renta

Además de este dato, ponle atención a las siguientes cifras: 

¿Sabías que en promedio el 80% de los costos de una pyme se van solamente en la nómina y que el 95% de las pymes en Colombia liquidan su nómina a través de Excel? 

Otro dato importante: El 15% de tu tiempo corresponde a cosas que tienes atrasada de la nómina y que no resuelves con el software contable. ‍

Y uno más: 18 horas gasta una pyme en promedio liquidando una nómina en hojas de cálculo. 

Y no podemos dejar atrás a la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales), el Ministerio de Trabajo y la DIAN que regulan los pagos de nómina de las empresas a sus empleados y  que generan millonarias multas a quienes sorprenden con errores en sus liquidaciones de nómina: 

+ de 8 millones de empresas sancionadas por mala gestión en la liquidación de nómina.

+ de 619 mil millones de pesos recaudados por multas a las pymes en el país.

¡Que no te pase!

Parte 5:

 ¿Qué información debe contener la Nómina Electrónica?

  • Debe llamarse “documento soporte de pago de nómina electrónica”
  • Nombres y apellidos o razón social y el NIT del empleador. 
  • Nombres y apellidos e identificación del empleado. 
  • Código Único de Documento de Soporte de Pago de Nómina Electrónica (CUNE). 
  • Número  consecutivo de control interno que haya sido asignado por la organización.
  • Valor devengado de nómina y sus conceptos. 
  • Los valores deducidos de nómina. 
  • Incluir el valor total diferencia. 
  • El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 
  • Medio de pago de la nómina. 
  • Fecha y hora en que fue generada. 
  • Firma digital del responsable de emitir Nómina Electrónica, teniendo en cuenta las normas vigentes y la política de firma que establezca la DIAN. 
  • Apellidos y nombre o razón social y NIT del proveedor de soluciones tecnológicas y la identificación del software. 
Si todo esto suena más enredado que una pelea de pulpos, no te preocupes. El software de nómina electrónica que elijas, debe generar esta información de forma automática con la información de tu empresa y tu nómina...

Formato de transmisión de Nómina Electrónica a la DIAN 

1.   Se genera un archivo XML con la información de nómina de cada empleado

2.   Se envía el archivo XML (ojo: los 10 primeros días del mes siguiente a la liquidación de la nómina) de cada empleado a la DIAN 

3.   La DIAN valida los archivos y notifica a la empresa si todo está ok 👏 o si hay ajustes 😬

4. Cuando el soporte de pago es aprobado por la DIAN, las empresas deben enviarlo a sus empleados. El soporte es un PDF con un Código Único de Nómina Electrónica (CUNE)

Qué son las Notas de Ajuste 

Las Notas de Ajuste del Documento de Soporte de Pago de Nómina Electrónica, son los documentos electrónicos para la rectificación o modificación de nóminas. Aplica para cuando se hayan transmitido documentos con error. 

Esta es la información que debe incluir las nota de ajuste: 

  • Estar denominado expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
  • Numeración consecutiva asignada por el sujeto obligado a generar el documento electrónico.
  • Referenciar el código único de documento soporte de pago electrónico –CUNE del documento soporte de pago de nómina electrónica y la fecha utilizada para la generación del pago.
  • El código único de documento soporte de pago electrónico –CUNE.
  • Tipo de documento de ajuste según corresponda.
  • La fecha y hora de generación.
  • La fecha y hora de validación del documento soporte de pago de nómina que anula.
  • Los apellidos y nombre o razón social, número de identificación del sujeto obligado a generar el documento electrónico.
  • Los apellidos y nombres o razón social, Número de identificación del beneficiario del pago.
  • Firma digital del sujeto obligado a generar el documento electrónico.
  • El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica –CUNE del documento de nómina electrónica que anula.

Periodicidad 

Una de las preguntas más frecuentes es que si el reporte de Nómina Electrónica se debe enviar a la DIAN mes vencido o es acumulativo?

Y la respuesta es No es acumulativo. Sí, la tienes que enviar cada mes. 

Tendrás un plazo de 10 días durante el mes siguiente a la liquidación de la nómina para realizar el reporte de Nómina Electrónica Y el documento de soporte de Nómina Electrónica se genera 1 vez al mes ante la DIAN por lo que debes buscar un aliado que te haga más fácil su emisión.

Ten en cuenta: 

Según la DIAN: “El Documento de Soporte de Pago de Nómina Electrónica, se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN, de forma independiente, por cada uno de los empleados – pensionados, informando el valor correspondiente a los gastos laborales mensuales”

Parte 6

Proceso de habilitación ante la DIAN 

Para habilitarte en Nómina Electrónica ante la DIAN debes ingresar al mismo espacio donde encuentras el módulo de factura electrónica. 

¿Qué es la habilitación de la Nómina Electrónica?

Es el momento en donde pruebas que el software que elegiste para llevar a cabo esta misión cumple con todas las normativas y que la emisión de nómina electrónica y notas de ajuste funciona perfectamente. Luego de que el software es validado por la DIAN ¡ya estás habilitado para emitir tu primera Nómina Electrónica! 

¿Cómo me habilito ante la DIAN?

Es importante que sigas estos 4 pasos para realizar el proceso con cero errores: 

#1: Busca en la página de la DIAN el módulo de facturación electrónica y allí encuentras la función del documento soporte de pago de nómina electrónica.

#2: Este proceso debes hacerlo antes de la fecha límite de habilitación ante la DIAN: 1 de agosto de 2021 para todas las empresas. 

#3: Señala en el sistema de facturación, cómo vas a transmitir el documento de soporte de Nómina Electrónica. Debes especificar si es un software propio, un proveedor de soluciones tecnológicas o un tercero.

#4: Registra la información del software que elegiste para realizar tu nómina electrónica: Nombre, apellido, NIT, razón social. 

¿Tengo que elegir al mismo proveedor de facturación electrónica?

Para generar el documento de pago de nómina electrónica debes tomar la decisión correcta sobre el software que te acompañará en este proceso. El cual debe estar avalado por la DIAN y la UGPP. 

Al igual que la factura electrónica, puedes utilizar un software propio o contratar un proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.

Nuestra recomendación es que busques un software en la nube que te brinde la posibilidad de integrarse con una gran cantidad de herramientas para generar un archivo contable y usar dicha información en una amplia gama de programas. 

Parte 7:

Errores de Nómina Electrónica que debes evitar 

Cuando implementas Nómina Electrónica tienes que tener siempre en mente que lo más importante es todo lo que haces previo a transmitirle la Nómina Electrónica a la DIAN. 

Así que al momento de liquidar la nómina debes estar cuatro ojos con estos aspectos: 

  • Omisión e inexactitud en los pagos a Seguridad Social y parafiscales.
  • Error en los cálculos de los días laborados.
  • Error en los cálculos de los ingresos que son la base de cotización para el pago de Seguridad Social, pensión y parafiscales.
  • Error en los cálculos de pagos de novedades, horas extras, recargos, vacaciones, licencias, etc. 
  • Errores en las liquidaciones de empleados que salen de las compañías. 

Parte 8:

Cómo funciona la  Nómina Electrónica en Nominapp 

Nos pusimos la 10 para ayudar a las pymes en este momento, por eso les damos liquidación de nómina y Nómina Electrónica gratis para toda la vida. 

Es difícil de creer, lo sé. 

Pero queremos que la liquidación de nómina sea un viaje tranquilo y sin complicaciones. Que puedas tener tiempo para dedicarte a tareas más estratégicas y que todos los cálculos sean más rápidos que Superman. 

Al tener Nómina Electrónica con esteroides, tendrás: 

  • Cálculo de retenciones automáticamente
  • Liquidación automática de las prestaciones sociales
  • Liquidación de la PILA automáticamente
  • Pago de la PILA sin salir de Nominapp
  • Generación  y descarga de certificados laborales
  • Cálculo de liquidaciones de empleados automáticamente
  • Resúmenes e historiales de nómina
  • Implementación asistida con el mejor equipo del mundo :) 
  • Cálculo SIN errores de la nómina y de forma automática. 
  • Le dices “chao” de una vez al cuadro en Excel para reducir errores y evitar reprocesos y multas de la UGPP.
  • Generas y transmites Nómina Electrónica a la DIAN sin enredos desde una playa en Palomino. 🏄

Sistemas contables que se integran con Nominapp

Queremos hacerte la vida mucho más fácil y también queremos que tu contador gaste menos tiempo en tareas operativas y lo use en tareas realmente importantes. Por eso tenemos integración con diferentes softwares contables, más de 50, que puedes ver en esta lista de nuestro Centro de Ayuda

¿Te gustaría tener un software de Nómina Electrónica sin pagar? 

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