La nómina de una empresa tiene distintos factores que pueden alterar los valores finales que se le paga a los empleados, y uno de los grandes retos que tienen hoy en día los empresarios es empezar a transformar este proceso manual a uno automático.

Además de esto, la nómina de una empresa, tiene variables implícitas que afectan en el costo total y que muchas veces los mismos dueños o gerentes desconocen.

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¿Cuáles son las variables que afectan el costo total de la nómina de una empresa?

1. Los subsidios

Uno indiscutible y no negociable que se da al empleado, es el subsidio de transporte que le permite al trabajador disminuir su carga económica que puede traerle los desplazamientos desde su casa hasta el lugar de trabajo. El subsidio de transporte se le da a los empleados que no ganen más de dos salarios mínimos.

2. Aportes a la seguridad social

La seguridad social está compuesta por tres factores que afectan directamente en el costo total de la nómina de una empresa: ARL, EPS y pensión.

• Aportes a Riesgos Laborales (ARL): Este aporte cubre cualquier accidente que pueda presentarse durante la ejecución de la labor contratada y que afecte la salud del trabajador. Para ello, primero debemos afiliarnos a una Administradora de Riesgos Laborales, que nos guiará al momento de afiliar a nuestros empleados, el tipo de riesgo al cual estarán expuestos dependiendo de su actividad.

Actualmente, en Colombia existen cinco tipos de riesgos a tomar en cuenta en la nómina de una empresa. Estos son clasificados así:

Estos porcentajes se deben liquidar y pagar a la Administradora de Riesgos Laborales, sobre el valor de la nómina de una empresa de forma mensual.

• Aportes a EPS: Según la Ley 1607 de 2012, todas las compañías deben aportar un 8,5% sobre el valor de la nómina de una empresa mensual y el empleado aportará el 4%.
• Aportes a AFP (Administradoras de Fondos de Pensiones): este es un pago que se hace de forma conjunta, el empleado paga un 4% y el empleador paga un 12%, para un total de aporte del 16% sobre el valor mensual de la nómina de una empresa.

3. Aportes Parafiscales

Aquí se incluyen los pagos obligatorios a diferentes entidades:

• ICBF: 3%
• SENA: 2%
• Caja de Compensación: 4%

Según la Ley 1607 de 2012, algunas empresas están excluidas de los aportes a ICBF y SENA, para que el costo de nómina de las empresas no sea tan alto.

4. Prestaciones Sociales

Son un conjunto de pagos adicionales al salario de los empleados y es un reconocimiento a su labor por generar ingresos y utilidades en la empresa.

a.       Prima de Servicios: 8.33%

b.      Cesantías: 8.33%

c.       Interés a la Cesantía: 12% de la cesantía

d.      Vacaciones: 4.14%

5. Dotación y EPP (Elementos de Protección Personal)

Este rubro es totalmente variable y puede llegar a ser oculto en el costo de nómina de una empresa. Se debe pagar cada cuatro meses y depende de la actividad que la persona vaya a desempeñar, así mismo serán los elementos que requerirá.

Como ejemplo: una persona que labore en una oficina no necesitará de los mismos elementos de una persona que trabaja en alturas o en una línea de producción.

Cuando se hace la nómina de una empresa de forma manual en archivos de Excel, cada una de estas variables debe ser calculada manualmente. Durante este proceso, se debe tener absoluta dedicación y concentración para no cometer errores.

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